Sekreterlik

Sekreterlik Türleri

Sekreterlik, yıllar içinde teknolojik gelişmeler nedeniyle evrim geçirmiştir. Bugün, birçok idari görev yazılım ve donanım cihazları kullanılarak tamamlanmaktadır. Bunun sonucunda, meslek birçok farklı sekreter türünü içermektedir; aşağıdaki gibi.

• Hukuk Sekreteri

  Hukuk sekreteri, bir hukuk bürosunda çalışır ve avukatlara destek sağlar. Hukuki belgeleri hazırlar, randevular planlar ve dosyaları düzenler. Bu tür bir sekreter, hukuki prosedürler ve terminoloji hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

• Tıbbi Sekreter

  Tıbbi sekreter, sağlık kurumlarında çalışır ve sağlık profesyonellerine destek sağlar. Hasta kayıtlarını yönetir, randevuları planlar ve tıbbi faturalamayı gerçekleştirir. Bu tür bir sekreter, tıbbi terminoloji ve prosedürleri anlamalıdır.

• İdari Sekreter

  İdari sekreter, üst düzey yöneticiler için çalışır ve programlarını yönetir. Raporlar hazırlar, yazışmaları takip eder ve diğer idari görevleri yerine getirir. Bu tür bir sekreter, güçlü iletişim ve organizasyon becerilerine ihtiyaç duyar.

• Sanal Sekreter

  Sanal sekreter, uzaktan idari destek sağlar. Kendi ofisinden çalışır ve müşterilerle e-posta, telefon veya video konferans yoluyla iletişim kurar. Bu tür bir sekreter, kendine motivasyonu yüksek olmalı ve güçlü zaman yönetimi becerilerine sahip olmalıdır.

• Serbest Sekreter

  Serbest sekreter, kendi hesabına çalışan ve çeşitli müvekkillere idari destek sağlayan kişidir. Sözleşmeli bir temel üzerinde çalışır ve kendi işini yönetir. Bu tür bir sekreter, güçlü pazarlama becerilerine sahip olmalı ve çok yönlü olmalıdır.

• Genel Sekreter

  Genel sekreter, çeşitli sektörlerde çalışır ve idari destek sağlar. Dosyaları yönetir, yazışmaları takip eder ve diğer idari görevleri yerine getirir. Bu tür bir sekreter, iyi iletişim ve organizasyon becerilerine sahip olmalıdır.

• Proje Sekreteri

  Proje sekreteri, belirli projelerde çalışır ve idari destek sağlar. Proje dosyalarını yönetir, toplantılar ayarlar ve yazışmaları takip eder. Bu tür bir sekreter, iyi organizasyon becerilerine ve proje yönetimi bilgisine sahip olmalıdır.

• Okul Sekreteri

  Okul sekreteri, eğitim kurumlarında çalışır ve idari destek sağlar. Öğrenci kayıtlarını yönetir, yazışmaları takip eder ve okul operasyonlarına yardımcı olur. Bu tür bir sekreter, iyi iletişim ve organizasyon becerilerine sahip olmalıdır.

• Yaratıcı Sekreter

  Yaratıcı sekreter, yaratıcı sektörlerde çalışır ve idari destek sağlar. Belgeleri tasarlama veya sosyal medya yönetimi gibi yaratıcı görevleri de olabilir. Bu tür bir sekreter, iyi iletişim, organizasyon becerileri ve yaratıcılığa sahip olmalıdır.

Sekreterliğin Özellikleri ve Fonksiyonları

• Ofis Yönetimi:

  Sekreterler, ofisin günlük operasyonlarından sorumludur. Her şeyin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlarlar. Programları, yazışmaları ve dosyalama sistemlerini yönetirler. Ayrıca seyahat düzenlemeleri, toplantılar ve randevaların organizasyonunu yaparlar. Görevler devredildiğinde, tamamlanmalarını takip ederek ofiste verimliliği korurlar.

• İletişim:

  Sekreterler, ofisteki iletişim merkezleridir. E-postaları ve telefon çağrılarını yönetirler. Mesajları doğru kişilere yönlendirirler ve iletişimin sorunsuz bir şekilde akmasını sağlarlar. Ayrıca, notlar ve diğer belgeleri hazırlar ve dağıtırlar. Çalışmaları, tüm paydaşların bilgilendirilmesini ve ofisin iyi çalışmasını sağlar.

• Belgelerin Yönetimi:

  Sekreterler, belgeler, raporlar ve dosyalar oluşturur ve yönetir. Her şeyin düzenli ve ihtiyaç duyulduğunda kolayca bulunabilir olmasını sağlarlar. Ayrıca toplantı tutanakları alır ve sunumlar hazırlarlar. Belgelerin yönetimi, tüm önemli ofis bilgilerini kaydederek kolay erişimi sağlar.

• İdari Destek:

  Sekreterler, yönetici ekibe destek sağlar. Araştırma, veri girişi ve temel muhasebe gibi görevleri yerine getirirler. Proje yönetiminde yardımcı olur ve raporlar ve teklifler hazırlamaya yardımcı olurlar. Bu destek, yönetici ekibin daha önemli görev ve sorumluluklara odaklanmasını sağlar.

• Müşteri Hizmetleri:

  Sekreterler, müşteriler ve ziyaretçiler için ilk iletişim noktasıdır. Gelen insanları karşılar ve telefon çağrılarını yanıtlarlar. Bilgi verir ve insanları doğru departmanlara yönlendirirler. İyi bir sekreter, müşteriler üzerinde olumlu bir izlenim bırakır ve şirketle iyi bir deneyim yaşamalarını sağlar.

• Teknik Beceriler:

  Sekreterler, işlerini yaparken farklı yazılım ve araçlar kullanır. Kelime işleme, elektronik tablo ve sunum yazılımlarını iyi kullanmaları gerekmektedir. Ayrıca organizasyonu ve verimliliği sağlamak için proje yönetimi ve iletişim araçlarını kullanırlar. Teknik beceriler, sekreterlerin görevlerini etkili bir şekilde yerine getirmeleri için çok önemlidir.

• Zaman Yönetimi:

  Sekreterler aynı anda birçok görevi yönetir, bu nedenle iyi zaman yönetimi becerilerine ihtiyaç duyarlar. Görevleri önceliklendirir ve her şeyin zamanında yapılmasını sağlamak için son tarihlerle çalışırlar. Zamanlarını iyi yöneterek ofisin düzenli ve verimli kalmasına yardımcı olurlar.

Sekreterliğin Uygulamaları

• Kurumsal ve İş Ortamları - Kurumsal ve iş ortamları, idari görevlerde yardımcı olmak için genellikle sekreterleri istihdam eder. Ofis iletişimlerini yönetir, randevular ayarlar, toplantılarda tutanak alır ve belgeleri organize ederler. Ayrıca yöneticilerin ve üst düzey yöneticilerin temel sorumluluklarına odaklanmalarına olanak tanıyan idari görevler icra ederler.
• Hukuk Büroları - Hukuk büroları, avukatlara ve paralegallere yardım etmek için hukuk sekreterleri istihdam eder. Hukuk sekreterleri, hukuki belgeleri gözden geçirir, dosyaları yönetir, mahkeme tarihlerini planlar ve müşterilerle iletişim kurar. Hukuki prosedürlerin düzgün bir şekilde işlemesini sağlamak ve belgelerin zamanında dosyalanmasını temin ederler.
• Sağlık Kurumları - Sağlık kurumları, idari görevlerde yardımcı olmak için tıbbi sekreterler istihdam eder. Hasta kayıtlarını yönetir, randevuları ayarlar ve hastalarla sağlık hizmeti sağlayıcılarıyla iletişim kurarlar. Bu, sağlık kurumunun düzgün çalışmasını sağlar.
• Eğitim Kurumları - Okullar, kolejler ve üniversiteler, idari görevlerde yardımcı olmak için sekreterleri istihdam eder. İletişimleri yönetir, randevuları ayarlar, dosyaları korur ve öğretim üyelerine ve personele idari görevlerde destek sağlarlar. Bu, eğitim kurumunun düzgün çalışmasını temin eder.
• Sivil Toplum Kuruluşları - Sivil toplum kuruluşları, idari görevleri yönetmek ve operasyonların düzgün bir şekilde işlemesini sağlamak üzere sekreterler istihdam eder. İletişimleri yönetir, toplantılar planlar, kayıtları tutar ve çeşitli departmanlara idari işlevlerde destek sağlarlar.
• Devlet Kurumları - Devlet kurumları, idari görevlerde yardımcı olmak için sekreterler istihdam eder. İletişimleri yönetir, randevular ayarlar, dosyaları korur ve memurlara çeşitli görevlerde destek sağlarlar. Bu, devlet kurumunun düzgün çalışmasını sağlamak için yardımcı olur.
• Uzaktan Çalışma ve Sanal Yardımcılar - Bugünün dijital çağında, sekreterler sanal asistan olarak uzaktan çalışabilirler. Çeşitli çevrimiçi araçlar ve yazılımlar kullanarak farklı yerlerden müşterilere idari destek sağlarlar. Sanal sekreterlik hizmetleri, idari yardım arayan işletmelere esneklik ve maliyet etkinliği sunar.
• Serbest Çalışma ve Bağımsız Uygulama - Bazı sekreterler, serbest çalışan veya bağımsız uygulayıcı olarak çalışır. Çeşitli müvekkillere sözleşmeli olarak sekreterlik hizmetleri sunarlar. Bu, işletmelere ihtiyaç duyduklarında sekreterlik hizmetleri alma esnekliği sağlar ve iç büroya sekreter bulundurma zorunluluğunu ortadan kaldırır.
• Özelleşmiş Sekreterlik Roller - Bazı sekreterler, bilimsel, mühendislik veya üst düzey sekreterler gibi belirli alanlarda uzmanlaşırlar. İlgili alanlarıyla ilgili bilgi ve becerilere sahip olarak, bu sektörlerdeki profesyonellere özel idari destek sağlayabilirler.

Sekreter Seçimi Nasıl Yapılır

Bir sekreter satın alırken, hedef pazarın taleplerini karşılayacak doğru olanı seçmek önemlidir. İşletme sahiplerinin satın alırken dikkate alması gereken bazı faktörler şunlardır:

• Hedef Pazar İhtiyaçları

  İşletme sahipleri, müşterilerinin tercih ettiği sekreter türlerini belirlemek için piyasa araştırması yapmalıdır. Bu, tasarımlara, renk seçeneklerine, özelliklere ve malzemelere göz atmayı içerir. Pazar, büyük ölçüde çevre dostu sekreter arayan bireylerden oluşuyorsa, bambu veya geri dönüştürülmüş plastik gibi sürdürülebilir malzemelerden yapılmış sekreterleri seçmek idealdir. Pazar ihtiyaçlarını anlamak, hızlı satış yapabilecek sekreterleri seçmelerini sağlar.

• Kalite ve Dayanıklılık

  Uzun süre dayanacak kaliteli ve dayanıklı sekreterler seçmek önemlidir. Ucuz ve kalitesiz ürünler, olumsuz değerlendirmelere ve iadeler yol açacağı için işletmeye olumsuz etkilerde bulunabilir. İşletme sahipleri, iyi yorumlar almış ve kanıtlanmış bir geçmişe sahip modelleri seçmelidir.

• Modern Trendler ve Teknoloji

  İşletme sahipleri, sekreterlik pazarındaki güncel trendleri göz önünde bulundurmalı ve bu trendleri satın alımlarında dahil etmelidir. Bu, popüler stillere, özelliklere ve tasarımlara göz atmayı içerir. Ayrıca, sekreterlik fonksiyonlarını geliştiren teknolojik gelişmeleri dikkate almalılardır. Örneğin, elektronik sekreter satın alırken, entegre USB bağlantı noktaları ve yerleşik kablosuz şarj özelliklerine sahip seçenekler aramalıdırlar.

• Fiyat ve Kar Marjları

  Her işletmenin harcama konusunda uyduğu bir bütçesi vardır. Yeniden satış amacıyla sekreter satın alırken, bütçe içinde kalan birini seçmek önemlidir. Fiyat, ürünün perakende fiyatını etkileyen büyük bir faktördür. İşletme sahipleri, satıldıktan sonra kendilerine kar marjı sağlayacak sekreterleri seçmelidir.

• Tedarikçi İtibarı

  İşletme sahipleri, saygın ve köklü üreticilerden ve tedarikçilerden sekreter satın almalıdır. Tedarikçilerin sekreterlik kalitesi ve müşteri hizmetleri hakkında daha fazla bilgi almak için çevrimiçi yorumları ve referansları okuyabilirler.

Sekreterlik Soru-Cevap

S1. Sekreterlikte üç tür iş nedir?

C1. Sekreterlikte üç tür iş bulunmaktadır: hukuki, tıbbi ve geleneksel. Hukuk ve tıbbi sekreterler genellikle hukuk bürolarında, hastanelerde ve kliniklerde çalışır. Aksine, geleneksel sekreterler çeşitli işletmelere ve sektörlere idari destek sağlar.

S2. Bir sekreterden beklenen üç beceri nedir?

C2. Bir sekreterden beklenen üç beceri; kişiler arası beceriler, organizasyon becerileri ve iletişim becerileridir. Kişiler arası beceriler, başkalarıyla iyi ilişkiler kurmalarını sağlarken, organizasyon becerileri görevleri ve dosyaları düzenli tutmalarına yardımcı olur ve iletişim becerileri etkili sözlü ve yazılı iletişim kurmalarını sağlar.

S3. Bir sekreter gün içinde ne yapar?

C3. Sekreterler, çalışma ortamlarına bağlı olarak çeşitli görevler yerine getirirler. Ancak, bazı görevler herkese ortak olarak geçerlidir. Bunlar, telefon çağrılarına cevap verme, e-postalara yanıt verme, randevuları planlama, belgeleri dosyalama ve ofis malzemelerini yönetmeyi içerir.

S4. Bir sekreter ile idari asistan arasındaki fark nedir?

C4. Sekreterler ve idari asistanlar benzer görevler yerine getirir. Ancak, bir sekreterin işi daha çok belirli bireylere; yöneticilere veya üst düzey yöneticilere destek sağlamak üzerine odaklanmıştır. Aksine, idari asistanlar genellikle bir ekip veya tüm bir departmanı destekler.

S5. Bir sekreter olmak için hangi nitelikler gereklidir?

C5. Çoğu işveren, adayların en az lise diplomasına veya eşdeğerine sahip olmasını tercih eder. Ancak, bazıları yüksek öğrenim gerektirebilir. İlgili iş deneyimi de önemlidir. Resmi eğitim ve eğitim dışında, sekreterlerin görevlerini etkili bir şekilde yerine getirmek için doğru beceri ve niteliklere sahip olmaları gerekmektedir.