Sekreter telefonu

Sekreter Telefonlarının Türleri

Sekreter telefonu, arama yapmak ve telefon mesajları almak için tasarlanmış bir cihazdır. İşletmelerin bunları kullanmaya başlamasıyla 1980'ler ve 1990'larda popülerleştiler. Sekreter telefonları, dijital ekran ve mesaj oynatma sistemi gibi özellikler içerdikleri için normal ev telefonlarından farklıdır. Ek olarak, sekreter telefonları normal bir ev telefonundan biraz daha tekniktir; bu nedenle, normal konut telefonlarından farklıdır. Asıl olarak işletmeler içindir.

Sekreter telefonlarının iki ana türü vardır, eski modeller ve yeni modeller:

• Eski analog model: Bu tür sekreter telefonları eski vintage tasarımlardır. Çoğu zaman, farklı bir dönemden gelen koleksiyoncu ürünleri olup, insanlar harika sanat eserleri olarak sergilenmeye devam etmeyi severler. Arama yapmak için bir arama tuş takımı ve arayan varsa ses mesajlarını kaydetmek için bir bant bulunan basit tek parça makinelerdir. Yeni modeller gibi çok fazla teknik özelliğe sahip değillerdir; bu nedenle, çoğunlukla sergilenirler ve günümüzde eski parçalar nedeniyle işlevler için kullanılamazlar.
• Yeni dijital tasarımlar: Sekreter telefonlarının yeni tasarımları, parlak renklerde gelen dijital ekranlarla çeşitli şekil ve stillerde gelir. Yeni modellerde, çağrı kimliği, sesli mesaj ve ana telefona bağlanan kablosuz ahizeler dahil olmak üzere sayısız teknik özellik bulunur. Bu telefonlar bir cevaplama makinesi içermez ancak sesli mesajları dijital olarak depolar. Sesli mesajlar oynatılabilir ve ses dijital kayıt bandında görülebilir. Çağrı engelleme, hızlı arama ve çok sayıda ek özellik ek özelliklerdir.

Fonksiyonlar ve Özellikler

• Dijital cevaplama makinesi:

  Bir sekreter telefonunun, gelen ses mesajlarını dijital depolama ortamına kaydeden ve kaydeden bir dijital cevaplama makinesi bulunur. Bu dijital depolama, sabit diskler veya bellek kartları olabilir. Mesajları kaydetmek için kaset bantları kullanan analog cevaplama makinelerinin aksine, dijital sesli mesaj sistemleri çok daha kullanışlıdır. Kolay mesaj oynatma, daha iyi mesaj kalitesi ve depolama kapasitesinin artırılma olasılığı sağlarlar.

• Mesaj oynatma:

  Alınan mesajları dinlemek için sekreterin telefonunda mesaj oynatma özelliği bulunur. Bu özelliği kullanarak, kullanıcı kaydedilen herhangi bir sesli mesajı otomatik olarak oynatabilir. Ayrıca, bazı modeller sesli mesajı e-posta olarak gönderen bir sesli mesajdan e-postaya özelliği de sunar. Bu, kullanıcının mesajlarını, hatta cep telefonlarında bile her yerde kontrol etmesini sağlar.

• Çağrı Kimliği:

  Bu sekreter telefonlarının çoğu, telefonu açmadan önce arayan kişinin numarasını tanımlamaya yardımcı olan çağrı kimliği özellikleri ve işlevleriyle birlikte gelir. Bu, işletmelere gelen bir çağrı olup olmadığını ve hatta belki de arayan kişinin kimliğini belirleme fırsatı sunar. Ayrıca istenmeyen satış çağrılarını filtrelemelerine de yardımcı olabilir. Buna ek olarak, çağrı kimliği sistemi müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımına da bağlanabilir ve entegre edilebilir. Böylece, bir çağrı aldığında, sekreter hızlı bir şekilde müşterinin ayrıntılarına ve geçmişine erişebilir ve böylece kişiselleştirilmiş ve etkili bir hizmet sağlayabilir.

• Çağrı Kimliği işlevi:

  Çağrı kimliği özelliğine ek olarak, çağrı kimliği işlevi, tüm gelen çağrıların ayrıntılı kayıtlarını tutmaya yardımcı olur. Daha sonra bu kaydedilen veriler, müşteri hizmetlerini iyileştirme, müşteri hizmetleri performansını analiz etme ve hatta pazarlama gibi birçok farklı amaç için kullanılabilir. Çağrı kimliği numarasıyla birlikte kaydedilebilen bilgilerden bazıları, zaman damgası, çağrı süresi ve hatta çağrı durumu olabilir.

Sekreter telefonunun kullanım alanları

Günümüzde sekreter telefonları için birçok kullanım alanı vardır. Bu durumda, "sekreter telefonu" terimi, bir kişi doğrudan cevaplayamadığında mesaj ve çağrı almak için kullanılan herhangi bir cihazı ifade eder. Bu, sesli mesaj, geri arama sistemleri ve otomatik cevaplama hizmetlerini içerir.

> İşletmelerde, bu sistemler müşteri ilişkilerini sürdürmek ve kimse "ofiste" olmasa bile soruların hızla yanıtlanmasını sağlamak için olmazsa olmaz araçlar haline geldi. Şirketlerin, insanlar kulaktan uzakta (veya erişilemez) iken hatlarını her zaman devralan biri veya bir şeyi olmasıyla profesyonel bir imaj yansıtmalarını sağlarlar. Bu tür teknolojiler ayrıca, gereksiz çalmaları ortadan kaldırarak hem müşterilerin hem de çalışanların zamanını boşa harcamayı önlediği için işletmelerin zaman kazanmasına yardımcı olur. İyi bir mesaj kaydetme sistemi, arayanların ad, telefon numarası vb. gibi ilgili bilgileri içeren ayrıntılı mesajlar bırakmalarını sağlayacaktır. Böylece işe geri döndüklerinde hangi çağrıya kimin cevap vermesi gerektiğine hızla karar verebilirler.

> Ayrıca, özellikle her saniyenin önemli olduğu acil durumlarda, ulaşmak isteyen aile üyeleri veya arkadaşlar gibi kişilerden gelen cevapsız çağrıları önleyerek kişisel yaşamda da önemli bir rol oynarlar. Burada da, arayan hakkında kimliği ve konu başlığı dahil olmak üzere kesin ayrıntıları kaydetme yeteneği, bu tür durumlara nasıl yanıt verileceğine dair kararlar almada hayati önem taşıyabilir.

> Özetle, sekreter telefonları hem kişisel hem de iş iletişimleri için vazgeçilmez araçlar haline geldi ve insanların fiziksel olarak kendileri cevaplamak için hazır bulunmadıkları zamanlarda bile bağlantıda kalmalarını sağladı.

Sekreter Telefonu Nasıl Seçilir?

Alıcıların, tüketici ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını görmek için sesli mesaj çağrı cevaplama telefonlarını dikkatlice değerlendirmeleri gerekir. Telefonların müşterilerin beklediği özellikleri ve işlevleri sunacağına ikna olmaları gerekir. Örneğin, bazı insanlar cevaplama makinesi bulunan sabit hatları tercih eder. Her iki özelliğe de sahip ürünleri keşfetmek isteyeceklerdir. Bu nedenle, bu tür telefonlar hem tüketicilerin zevklerine hem de tercihlerine hitap ettiği için daha pazarlanabilir olacaktır. İşte yeniden satış için sekreter telefonları seçerken göz önünde bulundurulması gereken önemli faktörler:

• Hedef Pazarı Belirleyin

  İlk adım, hedeflenen pazarı belirlemektir. Konut veya ticari kullanım için mi? Pazarı anlamak, hangi özelliklere ve işlevlere odaklanılacağına karar vermeye yardımcı olacaktır.

• Özellikler ve İşlevsellik

  Kişiselleştirilebilir zil sesleri, çağrı engelleme, mesaj yönlendirme ve çağrı kimliği gibi temel özellikleri göz önünde bulundurun. Pazarın ihtiyaçlarına bağlı olarak, telefonun kullanıcı dostu, güvenilirlik ve ses kalitesini inceleyin. Bu nedenle, tüketicilerin istediği tüm gerekli özelliklere sahip olduklarından emin olun.

• Uyumluluk

  Sekreter telefonunun mevcut telefon ağıyla uyumluluğunu kontrol edin. Gerekirse VoIP ile çalışabildiğinden emin olun. Mobil cihazlara veya diğer iletişim araçlarına entegre olup olmadığını öğrenin.

• Marka itibarı ve Kalitesi

  Kalitesi ve güvenilir ürünleriyle tanınan saygın bir marka seçmek önemlidir. Diğer perakendecilerden gelen incelemeleri ve derecelendirmeleri kontrol edin. Herhangi bir ilgili bilginin daha bilinçli bir seçim yapmak için karşılaştırıldığından emin olun.

• Garanti ve Satış Sonrası Destek

  Ürünün makul bir garanti süresiyle geldiğinden emin olun. Bu, satıcıya herhangi bir arıza veya arızalı telefon durumunda gönül rahatlığı sağlar. Müşterilerin sorularını veya endişelerini ele almak için uygun bir mekanizma olup olmadığını öğrenin. Örneğin, bir satıcı tedarikçinin iade politikasını önceden bilmelidir.

• Fiyat ve Kar Marjı

  Telefonun adil bir fiyata yeniden satılıp satılamayacağını ve beklenen kar marjını değerlendirin. Satıcının iyi bir anlaşma yaptığından emin olmak için farklı toptancılar tarafından sunulan fiyatları karşılaştırın. Bu ayrıca seçilen markaların yatırıma değip değmediğini değerlendirmeye yardımcı olacaktır.

• Toplu Alım İndirimleri

  Büyük alımlarda cömert indirimler sunan telefon tedarikçileri arayın. Bu tür promosyonlar, satıcının kar marjını artırmaya yardımcı olabilir. Ayrıca satıcının pazar rekabetini de artırabilirler.

• Ürünü Test Edin

  Büyük bir sipariş vermeden önce birkaç ünite satın alarak test etmek idealdir. Bu, işlevselliklerini, kullanılabilirliklerini ve genel müşteri deneyimlerini değerlendirmek için kullanılır. Bu ayrıca sağlayabilecekleri değere dair fikir verebilir. Sonuca göre, daha iyi pazarlanabilirler veya tamamen bırakılabilirler.

• Yönetmeliklere Uygunluk

  Telefonların satıcının bölgesinde veya ülkesinde uygulanan düzenleyici standartlara uygun olduğundan emin olun. Elbette bu, satılacak sekreter telefonunun türüne bağlıdır. Taze pazarlar için tasarlanmış telefonların standartlara uygun olduğundan emin olun.

S&S

S : Sekreter telefonu normal bir sabit hat telefonundan nasıl farklıdır?

C: Sekreter telefonu daha fazla özelliğe sahiptir ve ofis veya iş kullanımı için tasarlanmıştır. Aksine, normal bir sabit hat telefonu daha az özelliğe sahiptir ve ev kullanımı için tasarlanmıştır.

S : Sekreter telefonu bir yedek akım kaynağına bağlanabilir mi?

C: Evet, bu telefon, elektrik kesintisi sırasında bile çalışmaya devam etmek için bir yedek akım kaynağına bağlanabilir.

S : Sekreter telefonunu nasıl kurabilirim?

C: Sekreter telefonunu kurmak kolaydır. Kullanıcıların yalnızca hat kablosunu telefon hattı jakına ve modüler fişi bir duvar jakına takmaları gerekir. Ardından ahize ses seviyesini ve zil sesini ayarlayın.

S : Sekreter telefonu için hangi tür telefon hattı gereklidir?

C: Telefon hem analog PSTN hatlarında hem de VoIP hatlarında iyi çalışır. Ancak, satın almadan önce belirli hat türüyle uyumluluğu doğrulamak her zaman iyi bir fikirdir.

S : Sekreter telefonunun özel bir özelliğe ihtiyacı var mı?

C: Bazı özellikler, çağrı bekleme, çağrı kimliği ve sesli mesaj gibi telefon hizmeti sağlayıcısına bağlı olabilir. Uyumluluğu sağlamak için sağlayıcıyla görüşmek önemlidir.